آلية ومنهجية دراسة الملفّات من طرف الجمعية

تمر دراسة الملفات في الجمعية بمراحل دقيقة و مضبوطة تضمن الشفافية و الدقة و الإحكام في اتخاذ القرار و هي تعتمد بشكل أساسي على بحوث اجتماعية و دراسات ميدانية من قبل متخصصين في المجال الاجتماعي. ويتم استعمال مقياس لتحديد قيمة المنحة التي ستسند لكل عائلة.
كما تسعى لضمان زيارات تفقدية متكررة للحالات المتعهد بها لضمان إحكام صرف المنح لمستحقيها.

تصنيف الملفّات :

تمرّ ملفّات الأيتام بالمراحل التالية قبل تحديد طبيعة الاعانة المقدّمة لليتيم

1. ملفات واردة : تمثل الملفات الإدارية للأيتام الواردة على الجمعية والتي تظم الوثائق المهمة لتكوين ملف قابل للدراسة مثل حجة وفاة أحد الأبوين ومضامين الأيتام و صورهم و غيرها.
2.    ملفات تحت الدرس : هي الملفات الواردة للأيتام و التي وقعت في شأنها زيارات ميدانية و هي بصدد الدراسة.
3. ملفات مقبولة : هي ملفات وقعت دراستها وهي لأيتام قد وقع قبولهم للتمتع بمنح قارة وكذلك مكنتهم من منح موسمية بمناسبة رمضان والأعياد والعودة المدرسية وغيرها.
4. ملفات موسمية : هي ملفات وقعت دراستها وهي لأيتام لم يقع قبولهم للتمتع بمنح قارة ولكن مكنتهم الجمعية من منح موسمية بمناسبة رمضان و الأعياد والعودة المدرسية وغيرها.
5. ملفات مرفوضة : هي الملفات التي ألغيت لعدة أسباب منها :
   • تتمتع العائلة بمنحة كافية من جهات أخرى
   • تتمتع العائلة بدخل محترم
   • مقياس الجمعيّة (المضبوطة حسب امكانيّات الجمعيّة) لا يمكنها من هذه المنحة